در اين مقاله ماهيت و ويژگی های سازمان های الكترونيكی شرح داده مي شود و اثرات آن بر مديريت سازمان و كاركنان مورد بررسي قرار مي گيرد.

مقدمه

هر اندازه كه فناورى روز به افق هاى جديدى دست مى يابد، دگرديسى جديدى در فرايند شكل گيرى سازمان ها و نهاد هاى سنتى در حوزه هاى مختلف ايجاد مى شود. سازمان هاى الكترونيكى، يكى از پديده هاى اخير سرزمين هاى ديجيتالى محلى و بين المللى است كه دولت هاى الكترونيكى جالبى را پديد آورده اند. دولت هايى كه قصد ارتباط با مخاطبان درر فرمت هاى غيرحضورى، با توجيه سهولت و تسريع در امر ارتباطات و اطلاع رسانى و خدمات رسانى بهينه دارند.

سازمان هاى الكترونيكى (e_organizations)

سازمان های الکترونیکی سازمان هایی هستند که مأموریت کلی آنها، نيل به هدف، در راستاى عملكردهاى الكترونيكى منسجم، هماهنگ و نيمه متمركز است. يك كاربرد فزاينده از كسب و كار الكترونيكى كه توجه رسانه ها را خيلى جلب نكرده است، استفاده از اينترنت صرفاً براى اداره يك سازمان در حال فعاليت است. در واقع ميليون ها سازمان وجود دارند كهه كالايى را تحت اينترنت نمى فروشند اما كاربردهاى كسب و كار الكترونيكى را براى بهبود ارتباطات با سهامداران داخلى و خارجى و انجام بهتر فعاليت هاى كسب و كار سنتى استفاده مى كنند.

قوانین جديد كسب و كار الكترونيكى

بهتر است قبل از اينكه بتوانيم درباره ويژگی های سازمان های الكترونيكی و اينكه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانى تاثير مى گذارند حرفى بزنيم، مطالبى كه درباره سازمان هاى الكترونيكى منحصر به فرد است را بيان كنيم. اين مطالب در شش قانون جديد كسب و كار الكترونيكى خلاصه مى شوند:

• هيچ قانونى وجود ندارد كه توسط همه پذيرفته شده باشد.

• مزيت به پيشتازان مى رسد. به مصداق دنياى واقعى، پرنده اى كه اول به طعمه برسد آن را مى گيرد.

• موفقيت به سرعت از دست مى رود. هرچقدر سرعت داشته باشيد باز به اندازه كافى سريع نيستيد. قبلاً «بزرگ، كوچك را مى بلعيد» اما امروز «سريع، كند را مى بلعد».

• قيمت ها تحت فشار دائمى قرار دارند. هزينه پايين تر ساختار سازمان هاى مبتنى بر اينترنت به آنها اجازه مى دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمان هاى سنتى پايين تر قيمت گذارى كنند. و اينترنت مقايسه خريد فورى را (در سايت هاى مقايسه- خريد از قبيل « ebay.com ») فراهم مى كند.

• مكان مطرح نيست. در گذشته افرادى را كه سازمان ها استخدام مى كردند، توليدكنندگان و مشتريان عموماً توسط محيط جغرافيايى تعيين مى شدند. براى مثال، سازمان ها كاركنان خود را ترغيب مى كردند كه در نزديكى محل كار خود زندگى كنند. اكنون كارفرمايان در محل هاى دور به بهترين و باهوش ترين افراد دسترسى دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترك محل سكونتشان براى تعقيب فرصت هاى شغلى به مكان هاى خيلى دور نيستند.

• اطلاعات منسجم همه چيز است. اينترنت و اينترانت ها روشى را كه اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پيدا مى كرده اند تغيير داده اند. سيستم هاى اطلاعات باز و منسجم، سلسله مراتب هاى سازمانى سنتى را دور مى زنند و براى كارمندان و مديران كار پيگيرى پروژه ها را تسهيل، تصميم گيرى درونى را همگانى و سازمان ها را به توليدكنندگان، شريكان و مشتريان متصل مى كنند.

 

انزواى اجتماعى در فضای مجازی

علاوه بر اين شش تفاوت، بايستى آنچه را كه تناقض سازمان الكترونيكى نام دارد مطرح كرد. ويژگی های سازمان های الكترونيكی همچنين به خاطر اينكه دو فرايند متناقض با هم را در يك زمان به انجام مى رسانند، منحصر به فرد محسوب مى شوند. آنها انزواى كارمندان را افزايش مى دهند در عين اينكه اجتماع آنها را هم فراهم مى كنند.

اينترنت انزواى اجتماعى را به وجود مى آورد، و اين اثرات زيادى بر رفتار كار دارد. اما تعدادى از متخصصان در طراحى اطلاعات و كار استدلال كرده اند كه اينترنت همچنين گروه هاى افراد هم فكر و هم سليقه را ايجاد مى كند. اينترنت شبكه هاى اجتماعى را با شكستن موانع سازمانى و جغرافيايى ساخت دهى مجدد مى كند. اينترنت به كارمندان اجازه مى دهد تا به سهولت با ديگران در سازمانشان و خارج از آن همكارى كنند.

براى مثال، تصميمات اخير توسط شركت هاى «فورد موتوركو» و «دلتاايرلاين» اين بوده است كه به كاركنانشان كامپيوترهايى ارائه كنند كه بتوانند با يك حق عضويت به اينترنت دسترسى پيدا كرده به طورى كه توانايى شان را براى ارتباط با همديگر افزايش داده و احساس همكارى را بين آنان تسهيل كند و مديريت نيز بتواند به آسانى با آنان ارتباط برقرار سازد. البته اين امر همچنين باعث مى شود كه كاركنان آسانتر شكايات را با هم در ميان گذاشته به گونه اى كه بتوانند به طور گروهى در مقابل مديريت متحد شوند.

اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان

اثرات ويژگی های سازمان های الكترونيكی بر كارمندان به چه صورتى است؟ سازمان هاى الكترونيكى بر كارمندان خود تاثيرات فراوان مثبت و منفى بسيارى مى گذارند. يكى از مهم ترين تاثيرات منفى و نقاط ضعف سازمان هاى الكترونيكى، نبود ارتباط فيزيكى و عاطفى و روانى كارمندان با روساى واحدها و حس نكردن سايه يك big brother به قول آمريكايى ها، بر سر كارشان است. البته تجارب برخى از سازمان هاى موفق در امور الكترونيكى را نبايد فراموش كرد.

شركت گوگل با ايجاد اتاق هاى گفت و گو و كافى شاپ هاى مجلل مزين به مبل هاى توپى شكل، ساعت هاى كارى آزاد كاركنان خود را در اين اماكن شكل مى دهد و بستر را براى ارتباط فيزيكى كاركنان با يكديگر فراهم مى كند. در شركتى كه صدها نفر فقط در ساختمان مركزى آن مشغول به كار هستند و ويژگی های سازمان های الكترونيكی تمام عيارى شكلل گرفته است، ايجاد و مديريت تعامل فيزيكى كاركنان در محيط هاى فارغ از فرمت هاى ديجيتالى اصل بسيار مهم تلقى مى شود.

حال اينجا اين پرسش پيش مى آيد كه آيا رهبرى در يك ويژگی های سازمان های الكترونيكی متفاوت از يك سازمان سنتى است؟ مديران ويژگی های سازمان های الكترونيكی كه در هر دو اين سازمان ها كار كرده اند، اين تفاوت را تائيد مى كنند. قطعاً در ويژگی های سازمان های الكترونيكی، رفتار سازمان مديران و اصول مديريتى با دگرديسى خاصى همراه مى شود. مديران در امر مديريت ويژگی های سازمان های الكترونيكی، قائل به چهار تفاوت مى شوند که عبارتند از: وجود چشم اندازى از آينده، انعطاف پذيرى، توانايى براى تامين انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.

• تمركز بر آينده نگرى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

بنيانگذار شركت «پرايس لاين دات كام» مى گويد مسائل امروزى را فراموش كنيد. شما به مرحله اى رسيده ايد كه بايستى دائماً بر ايجاد مسائل آينده متمركز شويد. اين مستلزم رهبرى مبتنى بر چشم انداز و يك درك عميق است از اينكه چطور فناورى، در حال تغيير شغل رهبر است. بهترين رهبران يك نقشه ذهنى از صنعت، فرصت ها و ضعف ها ترسيم مى كنند و آنها اين نقشه ذهنى را دائماً بررسى مى كنند.

رهبرى مبتنى بر چشم انداز بى ترديد در هر سازمانى مهم است. اما در يك محيط پرجنب و جوش افراد نياز بيشترى به چنين رهبرانى دارند. قوانين و سياست ها و رويه هايى كه سازمان هاى سنتى تر را ترسيم مى كنند جهت را به كارمندان نشان داده و عدم اطمينان را براى آنها كاهش مى دهند، اينچنين دستورالعمل هاى رسمى شده اى معمولاً در ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى وجود ندارند. بنابراين وظيفه مديران الكترونيكى اين خواهد بود كه از طريق چشم اندازشان، جهت حركت را ارائه دهند.

• حفظ انعطاف پذيرى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

رهبران الكترونيكى نياز به انعطاف پذيرى بالايى دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشيب ها سازگارى داشته و زمانى كه متوجه مى شوند كه كار به درستى انجام نمى شود، سازمانشان را تغيير جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزى را تشويق كنند.

• چيره شدن بر انتظارات بالا در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

سرانجام رهبران الكترونيكى در يك دنيايى با انتظارات بالا زندگى مى كنند. سرمايه گذاران خصوصاً در شركت هاى «دات كام» انتظار رشد سريع سرمايه شان را دارند و زمانى كه يك كسب و كار الكترونيكى عمومى مى شود به طور شگفت انگيزى انتظارات بالاى بازار، به رهبران براى انجام تعهدات فشار زيادى وارد مى آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعيات شكل مى گيرد.

• ساختار الكترونيكى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

تئورى اقتضايى (Contingency Theory) فيدلر را فراموش كنيد. ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى منحصراً به ساختارهاى ارگانيك متكى هستند. آنها نياز شديد به ارتباطات عمودى، افقى، مورب، تيم هاى فراسلسله مراتبى و وظيفه اى و رسميت پايين براى كسب انعطاف پذيرى و آزادى عمل دارند. سازمان هاى الكترونيكى مبتنى بر ساختارهاى تيمى هستند كه حول پروژه ها طراحى مى گردند. اين سازمان ها نياز به كارمندانى دارند، كه تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد كرده و مهارت هاى تيمى قوى را دارا باشند. در حقيقت يك نوع مديريت مارتيسى (Matrix Management) در اين سازمان ها كه ساختار الكترونيكى دارند حاكم است.

 

 

در ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى كارمنديابى بسيار مهم است. كارمندانى كه توانايى كار فكرى پرمشقت و تحت فضاى ديجيتالى را ندارند و شديداً عاطفى هستند، مناسب اين كار نيستند.اكثر شركت هاى كسب و كار الكترونيكى يك روش تهاجمى را براى استخدام افراد به كار مى گيرند. آنها مديران ارشد را بيش از شركت هاى سنتى درگير اين مسئله مىى كنند و به طور فعال ترى متقاضيان باصلاحيت را جست وجو مى كنند. جامعه پذير كردن كارمندان با مبانى كسب و كار الكترونيك از اهميت بسزايى برخوردار است.

اين شكل حتى براى افرادى كه در سطح مديريتى نيز به كار گرفته مى شوند نيز وجود دارد. اگرچه اين افراد از تجربه كارى بالا برخوردارند، و چون از محيط هاى كارى سنتى آمده اند، بنابراين مدتى طول مى كشد تا با حال و هواى سازمان هاى الكترونيكى سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان هاى الكترونيكى موفق غربى، كشور را در مسير الكترونيكى شدنن سازمان ها و نيل به دولت الكترونيك پاسخگو بهتر هدايت مى كند كه بايد به آن توجه كافى مبذول داشت. ايجاد مركز مديريت سايت هاى دولتى ايران در وب، نخستين گام در شكلل گيرى سازمان هاى الكترونيكى در ايران به شمار مى رود.

ثبت مكاتبات، ارسال مراسلات و نامه رساني از دير باز پايه ها ي اوليه علوم اداري بوده است . دفترداري و منشيگري هنري است كه درگذشته به برخي از مورخان اختصاص داشت و امروز مي توان گفت كه دبیرخانه قلب واحد هاي اداري است . بديهي است كه ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزوني يافته وكاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصي و دولتيي راهگشاي مسائل است . تماس تلفني، ارسال فاكس يا دورنويس، تلگرام و ارتباطات شبكه هاي كامپيوتري همه اين راه امكان پذير شده است . آموزش و استفاده صحيح از امكاناتت ارتباطي و پاسخگويي و ايجاد رضايت مردمي به وسيله ارتباطات مباحث ديگري است كه در اين مقاله به آن اشاره شده است . سيستم جامع دبیرخانه از ديرباز ساختارسازماني ادارهه ها بوده و اكنون نيز يكي از اركان اصلي شركت ها و ادارات و سازمان ها است .

تا كنون از سال هاي گذشته سيستم سنتي دبیرخانه به شكل ملموس و به تدريج تغييراتي را شاهد بوده است . در سيستم سنتي در دبیرخانه امكانات و عمليات بيشتر به صورت دستي و تجهيزات در حد ساده و معمولي بود . اما امروزه با پيشرفت علم و صنعت و همچنين پيشرفت علوم رايانه اي و اينترنت و درپي آن سيستم دبیرخانه نيز از آنها ناثير گرفته و درر حال پيشرفت است . بدين صورت كه در سيستم پيشرفته عمليات دبیرخانه به صورت كامپيوتري و پيشرفته انجام مي گيرد.

سیستم سنتی دبیرخانه

در سيستم دبیرخانه سنتي عمليات ثبت نامه ها به شرح زير انجام مي شود .

ثبت نامه هاي وارده

نامه هاي وارده يا نامه هاي دريافتي و ثبت نامه هاي صادره به صورت دستي يا از طريق پست، ارباب رجوع يا پيك هاي مربوطه تحويل دبیرخانه شده و در دفتر انديكاتور يا انديكس ثبت مي شود به اينصورت كه شماره و تاريخ نامه همچنين موضوع در دفتر انديكاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق مي گيرد وسپس نامه را به صورت دستي در كارتابل هاي مديران مربوطه گذاشته و آنان پس از رويت و خواندن نامه آن را دستي ارجاع داده و پس از كپي گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحويل دفاتر و مسئول آنها شده و رسيد گرفته مي شود.

ثبت نامه های صادره

نامه هاي صادره ابتدا به صورت پيش نويس تهيه و به قسمت تايپ كه به صورت دستي يا كامپيوتري است داده شده تا تايپ شود . پس از آن و امضاء مسئولان ذيربط نامه در دفتر انديكاتور ثبت شده و شماره اي به اين نامه اختصاص مي يابد . اين قسمت از ثبت را نامه هاي ارسالي تشكيل مي دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحويل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال مي گردد. داشتن سابقه اي از نامه ها حتما يك نسخه كپي بايد در بايگاني دبير خانه نگهداشته شود.

نرم افزار دبیرخانه الکترونیک

در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن براي ارسال و مراسلات به صورت غيرفيزيكي و سيستمي استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه ها گنجانده شده است .

مزيت نرم افزار نسبت به سيستم دستي اين است كه عمليات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاري و سيستمي انجام مي دهد . يعني ديگر نامه ها در دفاتر فيزيكي وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سيستم رايانه ثبت و ضبط مي شود .

نامه وارده در دبیرخانه

نامه هاي ارسالي به شركت در سيستم وارده ثبت مي شوند بدين صورت كه شماره نامه، تاريخ نامه، موضوع نامه و عطف و يا شماره نامه پيرو در سيستم ثبت شده و سپس ذخيره مي شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سيستم ضبط مي شود بعد از انجام اين عمليات نامه با متن كامل چه با يك صفحه و يا بيشتر در سيستم ثبت شده و توسط كاربر بهه عنوان مورد نظر (مثلا مديريت عامل) ارسال مي شود . در همان زمان مديريت عامل نامه را در كارتابل كامپيوتري خود باز كرده و نامه را مي خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذيربط ارجاع مي دهد . اين عمل از ارسال فيزيكي نامه به دفاتر و يا مديران شركت جلوگيري كرده و با سرعت عمل بيشتري مي توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روي انها انجام گيرد.

سپس فيزيك نامه در دبیرخانه بايگاني مي شود . عمليات انجام شده در سيستم وارده همچنين به سرعت دسترسي به اطلاعات نامه توسط كاربر ، براي سهولت در پيدا كردن نامه براي ارباب رجوع كمك زيادي مي كند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه ديگر نيازي به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبير خانه كل گردش نامه وو آخرين ارجاع نامه براي او مشخص و حتي دستورات روي سيستم مشخص است .

نامه صادره در دبیرخانه

نامه هاي خروجي شركت از ابتداي مرحله تايپ در نرم افزار اتوماسيون اداری تايپ مي شود به شخص امضاء كننده ( مدير عامل و يا مدير امور ) ارجاع مي شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال مي شود . پرينت نهايي نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فيزيكي روي اصل نامه ، نامه از طريق دبیرخانه پست و يا به محل مورد نظر ارسال مي شود .

ویژگی های خاص قراردادهای مطالعات انفورماتیک

• کمیته پیگیری، متشکل از رئیس پروژه کارفرما، رئیس پروژه شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک و هر شخصی که مطابق دستور جلسه حضور او ضروری تشخیص داده شود.
• همکاری متقابل : انجام گرفتن مطالعات اولیه بدون همکاری فعال و مداوم کارفرما و شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک میسر نمی باشد. بدین منظور کارفرما می بایست که شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک را با کلیه افراد اداره خود که در جریان موضوع مورد مطالعه قرار دارند مرتبط سازد و از این میان شخصی را که قادر به پاسخگویی به مشکلات مطرح شده و قبول راه حل های پیشنهادی توسط شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک باشد، انتخاب و معرفی نماید.
• مالکیت مطالعات، متعلق به شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک است، مگر آنکه خلاف آن شرط شده باشد. مالکیت مطالعات در صورت واگذاری به کارفرما، شامل وسایل، ابزارها، روش ها و دانش فنی استفاده شده توسط شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک نیست. البته کارفرما حق دارد از مطالعات بهره مند شود. کارفرما نمی تواند بدون موافقت کتبی شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک تمام یا قسمتی از مطالعات را حتی به صورت رایگان در اختیار افراد ثالث قرار دهد. همچنین شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک نمی تواند بدون موافقت کتبی کارفرما کارهای انجام گرفته در طول مطالعات را به اجرا گذارد.
• تبادل اسناد و مدارک و رازداری : کارفرما باید کلیه اسناد، مدارک، اطلاعات و عناصری را که به منظور درک بهتر موضوع مطالعه و مشکلات طرح شده ضرورت دارد را در اختیار شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک قرار دهد. شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک می بایست تمام تلاش خود را جهت عدم افشای اسناد و مدارک محرمانه ارائه شده توسط کارفرما بکار گیرد. همچنین بلافاصله پس از خاتمه یا فسخ قرارداد کلیه اسناد و مدارکی که توسط کارفرما در راستای اجرای قرارداد در اختیارش قرار گرفته است را مسترد نماید. نهایتا نوع فعالیت های مطالعاتی ایجاب می کند رازداری را در طول اجرای قرارداد و تا سه سال بعد از آن که شامل کارکنان آنها نیز می باشد.
• تاخیر: هرگونه تاخیر ناشی از عمل کارفرما در نتیجه ارائه اطلاعات غیرواقعی و ناقص، عدم تخصیص فضای مناسب در مقایسه با مشخصات مورد توافق، عدم توانایی سازمان اداری کارفرما، تاخیر در تائید مدارک و فقدان همکاری توسط کارکنان مرتبط در اداره کارفرما، شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک را از هرگونه تعهدی راجع به مهلت های اجرا معاف می نماید.
• ادامه مطالعات: در صورتیکه مطالعات درواقع مطالعات اولیه تولید یک نرم افزار سفارشی باشد، کارفرما متعهد می شود هر گونه خدمات انفورماتیک مرتبط با مطالعات موضوع قرارداد را ابتدا به شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک پیشنهاد نماید.

ویژگی های خاص قراردادهای امتیاز بهره برداری یا امتیاز استفاده مولف یک نرم افزار دارای حقوق بهره برداری نسبت به آن است. قرارداد امتیاز بهره برداری، قراردادی است که توسط آن مولف تمام یا بخشی از حق بهره برداری را به یک کاربر واگذار می کند. حق بهره برداری عبارتند از:

• حق تکثیر.
• حق ترجمه، اشتقاق، تنظیم و هر گونه تغییر در نرم افزار و تکثیر نرم افزاری که از آنها منتج می شود.
• عرضه به بازار به صورت معوض یا مجانی به هر منظور از جمله اجاره.
• حق تجزیه.
• حق تحلیل.

برخلاف امتیاز بهره برداری که می تواند شامل واگذاری یک یا تعدادی از حقوق فهرست شده در بالا گردد، امتیاز استفاده عبارتست از نمایندگی در حق استفاده صرف. همچنین تفکیک بین مفاهیم نمایندگی و انتقال اهمیت دارد. نمایندگی عبارتست از انتقال انحصاری یا غیر انحصاری یک یا تعدادی از حقوق بهره برداری از نرم افزار در حالی که انتقال عبارتست از واگذاری کلیه حقوق مالکانه ناشی از نرم افزار.

تعیین محدوده امتیاز یا استفاده

• محل بهره برداری
• نوع سخت افزار
• نوع و نگارش سیستم مورد بهره برداری یا استفاده
• پیکره بندی(تک کاربره، چند پایانه، شبکه،… )
• شخص کاربر
• تعداد کاربران
• تعداد نسخه های محافظت شده
• مدت امتیاز

تعیین حقوق امتیاز یا استفاده و ضمانت های لازم

• حق تصحیح نرم افزار
• نحوء نصب نرم افزار و انطباق آن با سایر نرم افزارهای پایه
• دستیابی به برنامه مبدا یا دی کامپایل کردن
• تصویر برداری، پخش عمومی و محرمانگی اسناد همراه محصول
• شبیه سازی محصول، عدم انطباق محصول با امتیاز
• تعویض رایگان قالب فیزیکی نرم افزار Diskette یا CD-ROM
• نگهداری رایگان، نگهداری و خدمات پس از فروش
• انتقال قرارداد

تهیه بسته نرم افزاری نیاز به پیگیری دقیق آن از سوی دارنده امتیاز دارد. بدین منظور مشتری باید یکی از کارکنان لایق خود را که به شرایط استفاده از نرم افزار آگاهی دارد مسئول نماید.

ویژگی های خاص قراردادهای تولید نرم افزارهای سفارشی (توسعه ویژه)

اجرای یک نرم افزار ویژه تعهدی است که توسط آن یک شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک برنامه یا مجموعه ای از برنامه های ویژه را به تقاضای کارفرما تولید می کند(اصطلاحا توسعه می دهد). از آنجائیکه موضوع این قراردادها تحویل یک شی موجود نیست بلکه ایجاد یک چیز در آینده با هدفی مورد نظر است، بنابراین بدون تردید قرارداد با اتفاقات غیرقابل پیش بینی مواجه خواهد شد که کنترل و پیش بینی آنها در قالب ملاحظاتی مناسب در قرارداد بسیار مهم می باشد.

معیارهای انتخاب شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک در این پروژه ها انتخاب شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک بسیار مهم بوده و صرفا به مهلت ها و قیمت ها نباید تکیه کرد .

• قدرت مالی
• توانایی های فنی
• مدت زمان ضمانت های اعطایی

حقوق مربوط به مالکیت نرم افزار

• در غیاب یک شرط قراردادی، نرم افزار در مالکیت مولف آن یعنی شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک باقی می ماند.
• تعیین اینکه کارفرما فقط نسبت به خود نرم افزار دارای حق است یا این حق نسبت به ابزارها، روش ها و دانش فنی استفاده شده توسط شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک و اسناد نرم افزار نیز وجود دارد.
• تعیین اینکه کارفرما و شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک حق استفاده، بهره برداری، تکثیر، نمایندگی و تجاری کردن امتیاز بهره برداری از نرم افزار را دارند.
• تعیین مالکیت برنامه مبدا.

تدوین دفترچه مختصات و نحوه اجرای عملی

• تحلیل کارکردی: هدف، شمارش مجموع کارکردهایی است که باید مکانیزه شوند. بنابراین منظور تشریح منطقی این کارکردها و توصیف ویژگی های اساسی راه حل ها است.
• تحلیل ارگانیک: برنامه ها به طور مشخص معین می شوند تا با توجه به تحلیل کارکردی با سخت افزار مورد نظر و با زبان برنامه ریزی هماهنگ گردند.
• برنامه ریزی: نتایج مورد نظر مرحله به مرحله مشخص می گردد.
• محل اجرا، باید مشخص گردد.
• ابزارهای اجرا، از جمله سخت افزارها و سایر نرم افزارهای مورد نیاز باید مشخص گردند.
• وضعیت کیفی کارکنان کارفرما و دوره های آموزشی مورد نیاز باید تعیین گردند.
• پیش بینی روش های مختلف استقرار یا جانشینی.

مراحل دریافت نرم افزار

• دریافت موقت، شامل تحویل نرم افزار در قالب مناسب، انطباق آن با مختصات و آزمایش با برنامه های آزمون است.
• دریافت قطعی، شامل کنترل قابلیت ها و کارکردها در حین اجرای واقعی نرم افزار است.

رازداری از آنجائیکه کارفرما و شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک در طول اجرای این قرارداد از اطلاعات و دانش فنی محرمانه اطلاع پیدا می کنند، درج بندی ناظر بر محرمانه بودن پروژه و عملیات آن در قرارداد اهمیت دارد.

تعاریف قرارداد استاندارد یا نمونه، قرارداد از پیش تهیه شده ای است که حاوی شرایط قابل اعمال برای بهره برداری است.

بسته نرم افزاری – Pakage، برنامه یا مجموع برنامه های رایانه ای استانداردی است که دارای برنامه موضوع است. این بسته شامل اسناد مربوطه نیز می باشد.

پشتیبانی نرم افزار، به مجموعه اقداماتی اطلاق می گردد که هدف از آنها تغییر کارکرد نرم افزار نیست ولی بهره برداری عادی از نرم افزار را پس از رفع مشکل کم و بیش مسئله ساز یا پس از اصلاحاتی که تاثیری در نتیجه طرز کار نرم افزار ندارد ممکن میسازد.

نرم افزار ویژه یا سفارشی، برنامه یا مجموعه ای از برنامه ها است که به منظور پاسخگویی به نیازهای یک بنگاه تهیه می شود. این نرم افزار ممکن است از یک برنامه، مجموعه ای از برنامه های مستقل یا غیر مستقل، انطباق برنامه هایی که قبلا موجود بوده اند باشد.

نرم افزار اشتقاقی، یک نرم افزار ویژه است که بر مبنای نرم افزاری که قبلا وجود داشته توسعه یافته است .

 

 

 

مقدمه

امروزه قراردادهای بزرگ انفورماتیک رو به ازدیاد است. نظر به پیچیدگی سیستم مورد عمل دیگر این امکان برای سازندگان، متخصصان، شرکت های انفورماتیک، شرکت های مشاوره یا پدید آورندگان وجود ندارد که به تنهایی یک پروژه را اجرا نمایند. پیچیدگی پروژه ها وجود تخصص های مختلفی را ایجاب می کند که یک بنگاه به تنهایی قادر به انجام آن نیست. از این رو اشکال مختلف مشارکت بین بنگاه ها مطرح می شود که آشنایی با آنها برای کارفرما ضروری است .

در پیمانکاری جزء فقط مقاطعه کار (پیمان کار اصلی) با کارفرما طرف قرارداد است و به تنهایی در مقابل او مسئولیت دارد. در هم پیمانی تمام افراد طرف قرارداد در مقابل کارفرما مسئولند. انواع مختلف شرکت ها از جمله شرکت های سهامی با توانایی های توسعه یافته و ترکیبی ایجاد می شود. در گروه بندی منافع اقتصادی، بنگاه ها ضمن حفظ استقلالشان از یک نظام حقوقی خاص دارای تشریفات کمتر نسبت به شرکت ها در راستای منافع مشترک پیروی می کنند.

قواعد اساسی لازم الاجرا قبل از انعقاد قرارداد

برای این که یک قرارداد منعقد شود، کافیست توافق در خصوص موضوع و قیمت وجود داشته باشد. در طول دوره پیش قراردادی یعنی دوره مباحثات و تمهیدات قرارداد انفورماتیک، مقاطعه کار باید کارفرما را از مسائل زیر آگاه نماید.

• مختصات راه حل پیشنهادی
• ویژگی های فنی
• محدوده راه حل ارائه شده
• رفع ابهام از نیازهای کارفرما در صورت ضرورت
• مشکلات (تنگناهای) استفاده از سیستم
• مقتضیات محیطی سیستم
• هر مشکلی که در مرحله راه اندازی سیستم ممکن است ایجاد شود

همچنین کارفرما باید :

• نهایت تلاش برای شناسایی مقاطعه کار را انجام دهد، ازجمله تخصص، توان مالی و غیره
• از کلیه مختصات سیستم مطلع شود تا بتواند در کمال آگاهی انتخاب نماید
• از مقاطعه کار اطلاعات تکمیلی بخواهد
• راه حل پیشنهادی مقاطعه کار را با سیستم های رقیب مقایسه کند
• اطلاعات منتشر شده در مجلات تخصصی را بخواند
• در صورت نیاز از راهنمایی های یک مشاور بهره گیرد
• از سایر خدمات طرف قرارداد کسب اطلاع کند
• تقاضا کند که طرز کار سیستم نمایش داده شود و غیره

دفترچه دستورالعمل و مختصات مکانیزه کردن یک شرکت یا یک بخش خدماتی تصمیم بسیار مهمی است. انتخاب فنی سیستم، هزینه ها و تبعات وسیعی در بر دارد که به دشواری قابل اندازه گیری است. اولین اقدام در این مسیر، توصیف نیازها به شکلی واقع گرایانه و دقیق است. کارفرما باید کلیه اقدامات لازم برای تحلیل این نیازها را به عمل آورد. در صورت عدم توان داخلی از خدمات مشاور بهره گیری نماید. مهمترین سند برای شکل دادن این نیازها، تهیه دفترچه دستورالعمل است. دفترچه دستورالعمل سندی است که تمایلات و خواسته های کارفرما را بیان می نماید و حداقل باید دارای نکات زیر باشد .

• نیازهای فعلی کارفرما
• اهداف مورد نظر
• ابزار فنی و انسانی موجود برای اجرای سیستم
• مهلت های پیش بینی شده برای اجرای پروژه
• تحولات آتی

دفترچه پیشنهاد سندی است که مقاطعه کار، شروط و پیشنهادات خود را بر اساس دفترچه دستورالعمل کارفرما بیان می دارد و نهایتا دفترچه مختصات سندی است شامل دفترچه دستورالعمل و دفترچه پیشنهاد که به امضا طرفین رسیده و در آینده ضمیمه قرارداد می گردد.

قوانین اساسی قراردادها
مسئولیت مدنی دارای جنبه عمومی است و نمی توان توسط قرارداد خلاف آن توافق کرد.

• قراردادهای خصوصی نسبت به کسانی که آن را منعقد نموده اند در صورتی که مخالف صریح قانون نباشد نافذ است.
• عایت حقوق مصرف کننده، از جمله مجازات تقلب در فروش کالا، درج شروط تحمیلی در قرارداد، قیمت و شرایط نامناسب فروش، عدم ارائه خدمات پس از فروش و غیره.
• رعایت قوانین و مقررات اداری کشور و ترجیحا خصوصی دستگاه در قرارداد با بخش دولتی.

شروط تحمیلی در قرارداد فسخ یک جانبه قرارداد که اجازه ختم قرارداد را به یکی از طرفین بدون داشتن عذر موجه و اخطار قبلی می دهد.

• غیر قابل استناد نمودن مستندات و اطلاعات ارائه شده در زمان قبل و حین انعقاد قرارداد توسط مقاطعه کار.
• معاف نمودن مقاطعه کار از ارائه خدمات مشاوره به کارفرما.
• معاف نمودن کارفرما از همکاری با مقاطعه کار.
• منتفی نمودن خدمات و پشتیبانی در مورد نرم افزارها و مستندات آنها.
• منتفی نمودن مسئولیت ناشی از نتایج مضر استفاده از محصول، خدمات و پشتیبانی مقاطعه کار.

شرایط اعتبار قراردادها

• رضای طرفین
• اهلیت طرفین
• مشروع بودن طرفین جهت قرارداد
• مشخص بودن موضوع قرارداد
• در مورد قراردادهای انفورماتیک به واسطه منافع اقتصادی موضوع این قراردادها و تفاوت در توانمندی فنی کارفرما و مقاطعه کار تهیه دفترچه مختصات توصیه می شود.

بنابراین طرفین قرارداد جاهل به قانون شناخته نمی شوند.

اجزای عمومی و اختصاصی قراردادهای انفورماتیک

• تشخیص هویت طرفین، شامل عنوان دقیق، نوع شرکت، آدرس، شماره ثبت شرکت، میزان سرمایه شرکت، نام و عنوان یا مسئولیت نمایندگان و غیره.
• مقدمه، قبل از متن قرارداد برای توضیح مفاد قرارداد، تاریخچه و دلیل وجود قرارداد بکار می رود. باید دقت داشت که مقدمه همان اعتباری را دارد که سایر بندهای قرارداد دارند.
• تعاریف، برای تعریف کردن برخی از اصطلاحات قرارداد که نیاز به تبیین و تعریف دارند.
• اسناد قراردادی، که در صورت وجود ضروری است فهرستی از آنها به همراه رابطه قراردادی بین اسناد مختلف و ارزشی که طرفین قرارداد برای آنها قائلند به همراه این اسناد ضمیمه قرارداد گردد.
• موضوع قرارداد:ماهیت و توصیف حقوقی عملیاتی را که اجرای آنها مورد نظر طرفین است و محدوده حقوق و تکالیف هر یک از آنها را مشخص می کند. باید کاملا روشن بیان گردد به نحوی که برای کلیه افراد ذینفع در عملیات قرارداد فهمیده شود. از جمله قراردادهای :
  • مطالعات انفورماتیک (عموما برای نیازسنجی، تجزیه و تحلیل و طراحی جامع بکار می رود)
  • تولید نرم افزار سفارشی (عموما برای نرم افزارهای ویژه بکار می رود)
  • استفاده از بسته نرم افزاری (عموما برای نرم افزارهای عمومی بکار می رود)
  • پشتیبانی نرم افزار (برای نرم افزارهای خریداری یا تولید شده بکار می رود)
  • نگهداری سخت افزار (برای سخت افزارهای موجود بکار می رود)
• محل جغرافیایی، عمدتا برای قراردادهای پشتیبانی نرم افزار یا نگهداری سخت افزار بکار می رود و در آن سایت کاری مشخص می گردد.
• تعهدات طرفین قرارداد، شامل تعهدات اساسی هر یک از طرفین قرارداد به طور متمرکز بوده هر چند که در شروط مختلفی از قرارداد به آنها اشاره شده باشد، از جمله در قراردادهای انفورماتیک می توان به تعهدات زیر اشاره نمود:
• تعهد وسیله/نتیجه که مقاطعه کار را مکلف می سازد برای نیل به یک نتیجه معین، بهترین وسایل ممکن را بکار گیرد.
• تعهد مشاوره/همکاری که مقاطعه کار را مکلف می نماید اطلاعات مورد نیاز کارفرما را در اختیارش قرارداده به نحوی که کارفرما در کمال آگاهی بتواند تصمیم بگیرد. در این زمینه کارفرما نیز ملزم به همکاری است.
• مدت قرارداد، فسخ آن و فرس ماژور، شامل مدت قرارداد در قراردادهای با مدت معین، شرایط تمدید قرارداد در صورت لزوم، دلایل فسخ، مدت پیش آگاهی از فسخ، نتایج فسخ و فرس ماژور. (موضوع فسخ عمدتا در قراردادهای با مدت نامعین مطرح می گردد)
• قیمت، نحوه پرداخت و خسارت تاخیر، شامل مبلغ قرارداد، چگونگی کسر کسورات قانونی، زمان های پرداخت و مبلغ پرداختی، وسیله پرداخت(چک، واریز مستقیم وغیره، نحوه محاسبه خسارات دیرکرد و در صورت نیاز مشخصات بانکی گیرنده. (عموما خسارات غیر مستقیم مستقل از خسارات مستقیم و به صورت درصدی از کل مبلغ قرارداد محاسبه می گردد)
• مالکیت مطالعاتی و فکری: در قراردادهای انفورماتیک تعیین مالکیت مطالعاتی و فکری برای طرفین قرارداد اساسی است و می تواند بر سایر جنبه های قرارداد خصوصا شرایط مالی، مسئولیت ها و ضمانت تاثیر بگذارد. (عموما مالکیت مطالعاتی متعلق به مقاطعه کار و مالکیت فکری متعلق به کارفرما است)
• ضمانت، شامل ضمانت در صورت شبیه سازی محصول توسط مقاطعه کار، ضمانت عیوب پنهان، ضمانت انطباق محصول با مختصات پیش بینی شده در قرارداد و غیره. (عموما در قالب ضمانت حسن انجام کار و به صورت درصدی از مبلغ قرارداد تعیین می گردد)
• عدم رقابت و عدم درخواست کارکنان: مقاطعه کار و کارفرما متعهد می گردند معاملات خاصی را انجام ندهند، سعی در استخدام و بکارگیری کارکنان یکدیگر ننمایند و غیره.
• مقررات عمومی، شامل روش حل دعاوی، قانون حاکم به قرارداد، حل مسالمت آمیز دعاوی، چگونگی تفسیر عناوین، تمامیت قرارداد، محل اقامت، استقلال شروط و غیره.
• نمایندگان و امضاها، که باید توسط اشخاص حقیقی از طرف خود یا به نمایندگی از طرف کارفرما و مقاطعه کار (در صورتی که اشخاص حقوقی باشند) و اختیارات لازم برای متعهد ساختن شرکت را برخوردارند، صورت گیرد.
• تاریخ شروع قرارداد، که می تواند تاریخ امضا قرارداد، ابلاغ قرارداد یا غیره باشد که در متن قرارداد باید به آن اشاره گردد.
• تغییرات در متن قرارداد، که باید اجازه، سطح و نحوه انجام آن در متن قرارداد مشخص گردد.

همچنین تهیه فهرست موضوعات، تدوین طرح و نقشه قرارداد، قرائت آن را آسان می نماید.

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

برای آن که نوشته ای موثر باشد، باید طوری تهیه شود که گویای نظر واقعی نویسنده بوده، دو پهلو و مبهم نباشد و سوء تفاهم ایجاد ننماید. یک نوشته خوب واجد شرایط و نکات زیر است:

• بیان مطلب: متن نوشته، روشن، غیر قابل تفسیر بوده و نیز حاوی یک مفهوم و ایده اصلی باشد.

• درست نوشتن: نوشته فاقد اشتباهات املائی و انشائی باشد.

• منطقی بودن: ارتباط منطقی مطالب با یکدیگر در نظر گرفته شود.

• تقسیم بندی مطلب: مکاتبه باید شامل مقدمه، متن و نتیجه گیری باشد. رعایت پاراگراف بندی، علاوه بر جلب توجه خواننده، به روشنی مطلب کمک می کند.

• واقع بینی: مطلب با بی طرفی و بدون غرض ورزی تهیه گردد.

• رعایت اختصار: مختصر نویسی، اشتباه را کم می کند ولی نباید به روشنی و درستی نوشته و جامع و کامل بودن آن، خدشه وارد سازد.

• تاکید نکات و موارد مهم : برجسته کردن و در دید قراردادن نکات و موارد مهم نوشته ، با اتخاذ ترتیب و توالی صحیح برای بیان عبارات.

• صحیح نوشتن: رعایت علائم و نقطه گذاری در نوشته.

• سادگی: استفاده از جملات ، عبارات ساده، کوتاه ، روشن و پرهیز از به کارگیری لغات واصطلاحات غیرمتعارف و غیرآشنا.

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

گام نخست در انجام مکاتبات اداری طبقه بندی، تجزیه، تحلیل، تنظیم مدارک و اطلاعات می باشد و شامل موارد ذیل است .

شناخت و درک موضوع: حدود و اهمیت موضوع نامه کاملا مشخص گردد.

تهیه برنامه و روش کار: قبل از هر چیز برنامه و روش کار تعیین و سوابق و اطلاعات لازم تهیه گردند.

تهیه برنامه زمانبندی: در نظر بگیرید چه مدت زمان برای تهیه نوشته مورد نظر در اختیار دارید و با توجه به آن، برنامه کار زمانبندی شده را تهیه نمائید.

جمع آوری اطلاعات و سوابق: سوابق و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و ارزیابی کرده ، از آنها یادداشتبرداری نمائید.

تنظیم یادداشت ها: یادداشت های تهیه شده را بر اساس موضوع و اهمیت، طبقه بندی و تنظیم نمائید.

تعیین نوع نوشته: با توجه به موضوع، حجم مطالب و محتوی، نوع نوشته مناسب را تعیین نمائید.

هماهنگی: با ملاقات های غیر رسمی و یا تشکیل جلسه کمیسیون ، نظر و پیشنهادهای صاحب نظران، متخصصین و مسئولین ذیربط را دریافت و اطمینان حاصل کنید که تمامی جنبه ها و جوانب موضوع را در نظر گرفته اید.

جمع بندی، نتیجه گیری و تهیه پیشنهادها: مجموع اطلاعات فراهم آمده تجزیه و تحلیل گردد و با توجه به نتایج حاصله، پیشنهادهای لازم و متکی بر حقایق، در قالب امکانات موجود و قابل دستیابی تهیه و جزئیات آنها تعیین شوند.

تنظیم نوشته و ارائه آن: مطالب حاصله را با توجه به اصول و نکات فنی نگارش، در قالب یکی از انواع مکاتبات تنظیم و به مسئولین ارائه دهید.

 

 

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

گام دوم در انجام مکاتبات اداری رعایت علائم و نقطه گذاری ها می باشد و شامل موارد ذیل است .

علامت ( . ) : در آخر هر جمله به کار برده می شود.

علامت ( : ) : برای توضیح، یاد کردن از گفته دیگران و ذکر اجزاء به کار می رود.

علامت نقل قول (” “) : عین کلمات و عباراتی که بدون دخل و تصرف از کسی یا جائی نقل می گردد، در بین این علامت قرار می گیرد.

علامت پرانتز ( ) : جمله های معترضه و یا توضیح آنها، در داخل این علامت قرار می گیرد.

علامت ویرگول ( ، ) : برای جداکردن عبارات مختلف یک جمله یا مکث در موقع خواندن می باشد.

علامت خط فاصل ( – ) : برای مکث طولانی و توضیح خلاصه مطلب در جمله بکار می رود.

علامت پرسش ( ؟ ) : برای سوال درباره مطلب یا موضوعی استفاده می شود.

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

گام سوم در انجام مکاتبات اداری تقسیم بندی نوشته ها می باشد و شامل موارد ذیل است .

 

روش عددی:

۱- ………………………………………………… بند یک

۱-۱ ……………………………………………… جزء یک بند یک

۱-۲ ……………………………………………… جزء دو بند یک

۲- ………………………………………………… جزء دو

۳- ………………………………………………… جزء سه

۳-۱ ……………………………………………… جزء یک بند سه

۳-۲ ……………………………………………… جزء دو بند سه

۳-۲-۱ …………………………………………. ردیف یک از جزء دو بند سه

۳-۲-۲ …………………………………………. ردیف دو از جزء دو بند سه

۳-۳ ……………………………………………… جزء سه بند سه

 

روش عدد و حروف:

۱- ……………………………………………………………………………. بند یک

الف-…………………………………………………………………… جزء یک بند یک

ب-…………………………………………………………………….. جزء دو بند یک

۲- ……………………………………………………………………………. بند دو

۳- ……………………………………………………………………………. بند سه

الف-…………………………………………………………………… جزء یک بند سه

ب-…………………………………………………………………….. جزء دو بند سه

۱) ………………………………………………………………. ردیف یک از جزء دو بند سه

۲) ………………………………………………………………. ردیف دو از جزء دو بند سه

پ-…………………………………………………………………….. جزء سه بند سه

۴- ……………………………………………………………………………. بند چهار

 

توضیح: ترتیب یاد شده در هر یک از روش های بالا، تا حد مورد نیاز قابل ادامه می باشد.

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

اجزای تشکیل دهنده یک نامه شما موارد ذیل می شوند .

سرلوحه: مجموعه آرم و لوگو، شماره، تاریخ ، پیوست را سرلوحه نامه گویند.

فرستنده: عنوان واحد سازمانی است که نامه را صادر می نماید و در مقابل کلمه «از» درج می گردد.

گیرنده: عنوان واحد سازمانی است که نامه خطاب به آن صادر می شود و در مقابل کلمه «به» درج می گردد.

موضوع: عبارت کوتاهی است که تبیین کننده محتوای نامه می باشد و در مقابل کلمه «موضوع» درج می گردد.

متن: متن نامه با سلام و احترام شروع می شود و در پایین عبارت مذکور، شرح اطلاعات، نظرات، خواسته ها و موارد منطبق با هدف تنظیم می گردد که بر حسب حجم مطلب ممکن است تقسیم بندی یا درپاراگراف های متعدد تهیه شود.

امضاء: پس از پایان متن نامه، نام و نام خانوادگی مسئول واحد سازمانی صادر کننده نامه و عنوان سازمان وی، به ترتیب در دو سطر ذکر می شود.

گیرندگان رونوشت نامه: در صورتی که به جز گیرنده اصلی نامه، اطلاع یا اقدامی از سوی سایر واحدهایسازمانی لازم باشد، پس از خط امضاء، عناوین سازمانی آن ها ذیل کلمه ««گیرنده» یا «گیرندگان» درج می گردد.

توضیح: برای نامه های اداری، باید حتی المقدور از فرم استاندارد در قطع کوچک A5 استفاده شود. بهره گیری از فرم استاندارد در قطع بزرگ A4 منحصر به انواع مکاتباتی است که متن آنها متجاوز از فرم استاندارد کوچک باشد.

 

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری

هر هفته، شما درباره یکی دیگر از هک و کلاهبرداری‌های اینترنتی می‌شنوید. اغلب، هکرها توانسته‌اند به پسورد یک کاربر نفوذ کنند. در این مقاله به شما کمک خواهیم کرد تا معنی و مفهوم یک پسورد قوی را بفهمید. شما در آینده خواهید توانست پسوردی انتخاب کنید که به یاد سپاری آن برای شما آسان ولی برای دیگران (یا ماشین‌ها) سخت است.

چگونه یک پسورد قوی انتخاب کنیم؟

طول، طول، طول

اگر شما حال و حوصله خواندن کل مقاله را ندارید، ازتان می‌خواهم به این دو مورد توجه کنید:

۱- کلمات عبور/عبارت‌های عبور طولانی، عالی هستند

۲- از استفاده از کلمات عبور/عبارت‌های عبور شناخته‌شده، دوری کنید

من بعدا به جزئیات باز خواهم گشت، اما قبل از آن، یکی از مشهورترین حمله‌هایی که به کاربران می‌شود، brute force attacks نام دارد؛ در این نوع حمله، مهاجمان لیستی از پر استفاده‌ ترین پسوردها و شناخته‌ شده‌ترین آن‌ها را جمع‌ آوری و امتحان می‌کنند. هرچه پسورد طولانی‌تری داشته‌ باشید، وقت بیشتری برای کرک‌شدن نیاز دارید!

بیایید مثالی بزنیم، با استفاده از ابزار ZXCVBN password strength estimator، ما میزان زمان صرف‌شده برای شکستن پسوردهای مختلف را براساس طول آن‌ها، اندازه گرفتیم.

۹agcZ: شانزده دقیقه

۹agcZE: پنج ساعت (۱۸ برابر قبلی)

۹agcZEM: سه روز (۱۴ برابر قبلی)

۹agcZEM7: چهار ماه (۴۰ برابر قبلی)

۹agcZEM7H: بیست و شش سال (۷۸ برابر قبلی)

۹agcZEM7Hq: قرن‌ها

همان‌طور که می‌بینید، اضافه‌کردن حتی یک حرف، باعث می‌شود، حدس‌زدن پسورد بسیار سخت‌تر شود. هکرها نمی‌توانند هزینه زیاد شکستن پسوردهای طولانی را توجیه کنند، برای همین به سراغ اهداف بهتر می‌روند، درست است، پسوردهای کوتاه‌تر!

بخاطر سپاری پسوردهایی مانند پسوردهای بالا آسان نیست، بنابراین راه بهتری داریم….

ساخت پسورد فراموش‌نشدنی ولی سخت برای حدس‌زدن!

در عمل، ساده‌ترین راه برای انتخاب پسوردی سخت برای حدس‌زدن ولی آسان برای بخاطر سپردن، انتخاب پسوردی است که یک حس را در شما برانگیزد و برای هیچکس دیگری چنین احساسی پیش نیاید. برای مثال، این چطور است؟

“on February 11 2011, I was walking with my dog Jimmy at 11 am near the lake”

این جمله‌ای که من نوشتم، به درد کسی نمی‌خورد، اما یک جمله یا عبارت شخصی می‌تواند برای بخاطر سپاری بسیار آسان باشد، چرا که یک حس را به شما منتقل می‌کند. حدس‌ زدن جمله‌ای مانند این برای یک ماشین با استفاده از تمام ترکیبات ممکن، بسیار سخت و طاقت‌فرسا است.

برای شکستن پسوردی مانند این با تکنولوژی کامپیوتر امروزی، قرن‌ها زمان طول می‌کشد (توجه: بهتر است از فاصله، کاما، عدد و کاراکتر خاص استفاده کنید).

لطفا از نقل‌قول‌ و عبارات شناخته‌شده برای پسورد خود استفاده نکنید، زیرا این عبارات به راحتی می‌توانند به یک دیتابیس اضافه و توسط ماشین‌ها استفاده شوند. برای مثال، اگر پسورد شما may the force be with you باشد، به‌ نظر ایده خوبیست، اما این عبارت بسیار معروف است و اگر در دیتابیسی وجود داشته‌ باشد، میانبری برای شکستن پسورد شما خواهد بود.

پسورد فراموش‌شدنی ولی سخت برای بخاطرسپاردن!

تصور غلطی که اکثر مردم دارند این است که پسوردی را که خود نتوانند بخاطر بسپارند، دیگران هم نمی‌توانند حدس بزنند. این گفته همیشه درست نیست، بخصوص اگر دشمن شما یک کامپیوتر باشد که به راحتی پسوردهایی که اغلب مردم استفاده می‌کنند، را می‌تواند حدس بزند. پسوردهایی مانند جایگزین کردن L با ۱ یا o با ۰٫ مثل P4ssw0rdd، درسته؟

مدیریت صدها پسورد با ابزار مناسب سخت نیست!

همچنین مهم است که بدانید، بخاطر سپردن ده‌ها پسورد هم به اندازه صدها سخت است، (من بیش از ۱۵۰ اکانت) با پسورد قوی دارم. قدم بعدی شما استفاده از یک پسورد بسیار قوی برای نرم‌افزار مدیریت پسوردی مانند LastPass یا ۱Password است.

شما می‌توانید با استفاده از سیستم احراز هویت ۲ مرحله‌ای، امنیت بیشتری به نرم‌افزار بدهید و یا طوری سیستم را تنظیم کنید که پس از مرگتان (خدای ناکرده!)، شخص دومی، بتواند به پسوردهای شما دسترسی داشته‌ باشد.

با استفاده از مدیریت پسورد، شما می‌توانید پسوردهای تصادفی مانند ۹agcZEM7HqLcXX29ldQI انتخاب کنید، که قابل حدس‌زدن نیستند، اما بخاطرسپردن آن‌ها هم آسان نیست.

از وقتی از مدیریت پسورد استفاده کنید، نیازی به بخاطرسپردن پسوردها نخواهید داشت، اگر هم تنظیمات از بین رفت، با یک پروسه مبتنی بر ایمیل می‌توانید تنظیمات را ریست کنید.

مدیریت پسوردها یک جزء حیاتی از امنیت آنلاین هستند. آن‌ها فقط پسوردهای تصادفی و قوی ارائه نمی‌دهند، این نرم‌ افزارها طراحی ساده‌ای برای استفاده و انتخاب یک پسورد اصلی قوی و همینطور احراز هویت ۲ مرحله‌ای، نیز ارائه می‌دهند.

آن‌ها زندگی شما را بهتر و امن‌تر می‌کنند. استفاده دوباره از یک پسورد برای همه اکانت‌ هایتان، فکر خوبی ینظر می‌رسد و قابل بخاطرسپردن است اما اگر یکی از اکانت‌هایتان بشکند، بقیه اکانت‌هایتان نیز به خطر می‌افتد.

پسورد ضعیف چیست؟

یک پسورد ضعیف پسوردی است که توسط دیگران، چه یک فرد باشد، چه یک کامپیوتر، چه یک شبکه از کامپیوترها، به راحتی قابل حدس‌زدن باشد.

مسیرهای حمله مشترکی از حدس‌زدن brute-force تا مهندسی اجتماعی وجود دارد، چندتا از آن‌ها را در زیر ببینید:

حمله Brute-force: امتحان‌کردن همه ترکیبات ممکن با کاراکتر و اعداد مختلف به فرم کلمه.

حمله Dictionary-based: استفاده از پسوردهای رایج مانند password123 یا ۱۲۳۴۵۶٫ هرساله لیستی از بدترین پسوردهای دنیا منتشر می‌شود و شاید تعجب کنید که هزاران هزار از این پسوردها وجود دارد.

حمله فیشینگ: فیشینگ به معنی فریب کاربر برای فاش‌کردن اطلاعات مهم خود است. این فریب‌ها اغلب در صفحات ایمیل یا صفحات سرویس‌های مشهور قرار دارد که در هنگام لاگین‌کردن، اطلاعات خود را وارد می‌کنید. در این صفحات، کاربر با کمال میل پسورد خود را به شخص اشتباه می‌سپرد.
برای اجتناب از این نوع فریب، برروی لینک‌های مشکوکی که از شما اطلاعات حسابتان را می‌خواهند کلیک نکنید. برای لاگین‌کردن ایمیل خود به سایت آن رفته یا با گوگل‌کردن آن، به لینک گوگل بروید.

مهندسی اجتماعی: این یک مورد نادر در قضیه هک است که در آن با دوستی‌کردن و ایجاد رابطه نزدیک، برای نشان‌دادن چیزی یا دسترسی به کامپیوتر یا شبکه‌ای است. البته این بیشتر در جاسوسی صنعتی بکار می‌رود.

شیوه‌های امنیتی ضعیف شرکت‌ها را فراموش نکنید!

شیوه‌های امنیتی ضعیف شرکت‌ها برای اکانت‌های در اختیار خود، در بعضی مواقع، موجب هک‌شدن میلیون‌ها ایمیل و اکانت شده‌است. هرگز تردید نداشتم، شرکت‌های بزرگ بعضی مواقع کارهای احمقانه‌ای مانند ذخیره‌سازی ایمیل‌ها بدون رمزگذاری و یا استفاده از یک کلید رمزگذاری برای همه اکانت‌ها هم انجام می‌دهند.

وقتی این اتفاق بیفتد، شما کاری برای جلوگیری از هک‌ نشدن اکانت و پسورد خود ندارید. شما باید برنامه‌ریزی کنید که در صورت بروز مشکل داخلی، چگونه پسورد خود را حفظ کنید. شما فقط باید اخبار را زیرنظر داشته‌باشید تا وسعت مشکلات امنیتی را درک کنید.

این اهمیت استفاده از پسوردهای مختلف، برای سرویس‌های مختلف، را نشان می‌دهد، بنابراین از استفاده از یک پسورد برای هر اکانت خود اجتناب کنید.

امنیت ایمیلی یک نقطه ضعف است

هک‌کردن یک اکانت ایمیل راهی بسیار عالی برای دستیابی به اطلاعات شماست، بنابراین از امنیت پسورد انتخابی و احراز هویت ۲ مرحله‌ای ایمیل خود اطمینان حاصل کنید. من پیشنهاد می‌کنم از سرویس‌دهنده ایمیلی استفاده کنید که این درجه از امنیت را ارائه می‌دهد.

اگر مهاجمی به اکانت ایمیل شما وارد شود، به این معناست که می‌تواند تمام پسوردهایتان از قبیل فیس‌بوک و توییتر را ریست کند. همه این‌ها فقط به یک ایمیل حاوی لینک ریست نیازمند است!

همه اطلاعاتی که دروازه امنیت نامیده می‌شوند، می‌توانند توسط کسی که باانگیزه است، یا از طریق تماس تلفنی مهندسی اجتماعی از طرف کسی که تظاهر به قانونی‌ بودن می‌کند، پیدا شوند.

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

 

 

نرم افزار دبیرخانه

 

نرم افزار بایگانی اسناد

 

نرم افزار اتوماسیون اداری

 

 

 

یکی از مهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط و تبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسان های سراسر دنیا را با تمام گستردگی و پراکندگی جغرافیایی، روز بروز به یکدیگر نزدیکتر می کند. سیستم های مبتنی بر وب، در شبکه های محلی و جهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فوایدسیستم های تحت وب بگونه ایست که توصیه و تاکید مشاوران سازمان ها در جهت تهیه اینگونهسیستم ها می باشد.

در این مقاله سعی شده است تا نسل های مختلف سیستم های اتوماسیون اداری که در نهایت منجر به تحت وب شدن آنها شد، توضیح داده شود.

نسل اول: نرم افزار دبیرخانه

در چند سال گذشته نسل اول سیستم های اتوماسیون اداری صرفا بمنظور عملیات ثبت و پیگیریمکاتبات بصورت مکانیزه پدیدار شد و بطور طبیعی منافع حاصل از آن محدود به دبیرخانه بود. این نرم افزار بصورت تک کاربر و تحت شبکه قابل استفاده بود و انجام عملیات ذیل براحتی امکان پذیر :

• امکان تعریف دبیرخانه های مستقل
• تعیین شیوه شماره گذاری نامه ها به ازای هر دبیرخانه
• ثبت اطلاعات نامه های وارده و صادره
• ثبت اطلاعات بایگانی

نسل دوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت شبکه

پس از آن نسل دومی از سیستم های اتوماسیون اداری بوجود آمدکه در آن علاوه بر پوشش دادن عملیات نسل قبل، امکان بهره برداری ازسیستم در محیط شبکه (Client/Server) برای مجموعه افراد سازمان مهیا شد و در آن افراد با دسترسی های مجاز، امکان به گردش انداختن الکترونیکی مکاتبات و پیگیری آنرا در سازمان در اختیار داشتند. عملیات زیر در این نسل از نرمم افزارهای اتوماسیون اداری امکاپذیر بود:

• تعریف انواع ساختار سازمانی
• تعریف دسترسی های مجاز سازمانی به منظور ثبت و ارجاع مکاتبات
• تعریف سطوح مجاز دسترسی به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
• امکان درج انواع پیوست به نامه
• امکان ارسال و ارجاع اسناد بصورت اصل یا رونوشت
• امکان استفاده از ویرایشگر متنی در داخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• امکان طبقه بندی پوشه های بایگانی
• امکان سازماندهی کارتابل های مختلف
• قابلیت جستجوی هوشمند و پیشرفته
• قابلیت تبادل پیام ها و گفتگوها مستقیما در داخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• و …

نسل سوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب (اینترنت)

در نهایت با بکارگیری تکنولوژی های نوین و ظهور مفاهیم جدید در حوزه اتوماسیون های اداری، نسل سوم سیستم های اتوماسیون اداری بوجود آمد. از مهمترین دستاوردهای این نسل از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان بهره برداری آنها در محیط اینترنت (WebBased ) بود. امروزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب تمامی نیازهای اطلاعاتی مدیران و حتی کارمندان را درخارج از محل فیزیکی آنها و فارغ از محدودیت زمانی و مکانی پاسخگوست.

علاوه بر پوشش تمامی عملیات نسل های قبل، انجام عملیات زیر در سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب به سهولت و سرعت امکانپذیر می باشد:

• امکان بهره برداری از سیستم اتوماسیون اداری در محیط وب (تحت وب)
• سهولت و سرعت در انجام ثبت و بایگانی نامه ها و دسترسی به سوابق آن
• تسهیل و سرعت بخشیدن به جابجایی و گردش مکاتبات بین واحدهای مختلف درون و برون سازمانی
• امکان هامش نویسی روی نامه بصورت متنی و یا با استفاده از قلم نوری
• کاهش بسیار زیاد در زمان پاسخگویی به نامه ها
• امکان تعریف جانشین و تفویض وظایف سازمانی
• بکارگیری فناوری های جدید ارتباطی نظیر فاکس، ایمیل و ..
• تهیه گزارشات مدیریتی از وضعیت مکاتبات و عملکرد کاربران بصورت لحظه ای
• بی نیازی به مراجعه حضوری ارباب رجوعان برای ارائه و پیگیری درخواست های خود (طرح تکریم ارباب رجوع)
• تعامل الکترونیکی باسایر سازمان ها
• تسهیل مدیریت جلسات
• استفاده از امضای دیجیتال
• بکارگیری تابلو اعلانات
• امکان بهره برداری سیستم روی انواع موبایل ها و تبلت ها
• و …

 

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

 نرم افزار دبیرخانه

 نرم افزار بایگانی اسناد

 نرم افزار اتوماسیون اداری

 

 

 فرهنگ اصطلاحات اداری

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شرکت "نرم افزاری یگانه" با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا و پشتیبانی نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترین شرکت های نرم افزار ایران باشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزار ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

 

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

 

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

 

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

 

  

نرم افزار دبیرخانه

 

نرم افزار بایگانی اسناد

 

نرم افزار اتوماسیون اداری