گام نخست در انجام مکاتبات اداری طبقه بندی، تجزیه، تحلیل، تنظیم مدارک و اطلاعات می باشد و شامل موارد ذیل است .

شناخت و درک موضوع: حدود و اهمیت موضوع نامه کاملا مشخص گردد.

تهیه برنامه و روش کار: قبل از هر چیز برنامه و روش کار تعیین و سوابق و اطلاعات لازم تهیه گردند.

تهیه برنامه زمانبندی: در نظر بگیرید چه مدت زمان برای تهیه نوشته مورد نظر در اختیار دارید و با توجه به آن، برنامه کار زمانبندی شده را تهیه نمائید.

جمع آوری اطلاعات و سوابق: سوابق و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و ارزیابی کرده ، از آنها یادداشتبرداری نمائید.

تنظیم یادداشت ها: یادداشت های تهیه شده را بر اساس موضوع و اهمیت، طبقه بندی و تنظیم نمائید.

تعیین نوع نوشته: با توجه به موضوع، حجم مطالب و محتوی، نوع نوشته مناسب را تعیین نمائید.

هماهنگی: با ملاقات های غیر رسمی و یا تشکیل جلسه کمیسیون ، نظر و پیشنهادهای صاحب نظران، متخصصین و مسئولین ذیربط را دریافت و اطمینان حاصل کنید که تمامی جنبه ها و جوانب موضوع را در نظر گرفته اید.

جمع بندی، نتیجه گیری و تهیه پیشنهادها: مجموع اطلاعات فراهم آمده تجزیه و تحلیل گردد و با توجه به نتایج حاصله، پیشنهادهای لازم و متکی بر حقایق، در قالب امکانات موجود و قابل دستیابی تهیه و جزئیات آنها تعیین شوند.

تنظیم نوشته و ارائه آن: مطالب حاصله را با توجه به اصول و نکات فنی نگارش، در قالب یکی از انواع مکاتبات تنظیم و به مسئولین ارائه دهید.

شرکت "نرم افزاری یگانه"با اخذ مجوز از شورای عالی انفورماتیک در سال 1386، با بهره گیری از نیروهای فنی متخصص و کارشناسـان خبـره دانشگاهی فعالیت خود را در زمینه مشاوره، طراحی، تولید، اجرا وپشتیبانی نرم افزار دبیرخانه واتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسنادآغاز نمـود و همواره تلاش می‌نماید تـا با درک صحیح از نیـازهای بـازار و دستیابـی به راهکارهای نویـن، راه حل های نرم‌افزارهـای خود را ارتـقاء بخشیـده و تا جز برترینشرکت های نرم افزار ایرانباشد.

اکنون شرکت نرم افزاری یگانه با بیش از 10 سال فعالیت، دارای 3000 مشتری با بیش از 500 هزار کاربر در 31 استان کشور می باشد و در این سال ها رضایت مشتریان همیشه جز الویت اول مدیریت شرکت یگانه بوده است.

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانهنرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان

در این نرم افزارثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. نرم افزار دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است .

همچنین در تمامي سازمان ها و شرکت ها، در طول سال ها فعاليت، انبوهي از نامه ها، اسناد و مدارک، پرونده ها، فايل هاي الکترونيکي و ... توليد مي شود که با گذشت زمان، احساس نياز به مديريت اسناد توليد شده، تبديل به يکي از دغدغه هاي مديران و صاحبان آن کسب و کار و سازمان مي شود. شايد اين حساسيت را مي توان در مالکيت مادي، معنوي و ارزش اسناد توليد شده دانست.

شرکت نرم افزاري يگانه با تجربه ي يک دهه فعاليت تخصصي در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و نرم افزارهاي آرشيو اسناد و با دارا بودن بيش از ۳۰۰۰ مشتري، توانسته به عنوان شرکتي پيشرو در حوزه ي نرم افزارهاي دبيرخانه و بايگاني اسناد فعاليت نمايد.

شما مي توانيد از طريق لينک هاي ذيل، دمو و اطلاعات تکميلي نرم افزارهاي فوق را ملاحظه کنيد و يا با شماره تلفن هاي ۲۲۴۶۶۷۴۸-۰۲۱ و ۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱ تماس بگيريد و بهترين مشاوره در زمينه ي راه اندازي نرم افزارهاي اداري را دريافت نماييد.

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار اتوماسیون اداری