در اين مقاله ماهيت و ويژگی های سازمان های الكترونيكی شرح داده مي شود و اثرات آن بر مديريت سازمان و كاركنان مورد بررسي قرار مي گيرد.

مقدمه

هر اندازه كه فناورى روز به افق هاى جديدى دست مى يابد، دگرديسى جديدى در فرايند شكل گيرى سازمان ها و نهاد هاى سنتى در حوزه هاى مختلف ايجاد مى شود. سازمان هاى الكترونيكى، يكى از پديده هاى اخير سرزمين هاى ديجيتالى محلى و بين المللى است كه دولت هاى الكترونيكى جالبى را پديد آورده اند. دولت هايى كه قصد ارتباط با مخاطبان درر فرمت هاى غيرحضورى، با توجيه سهولت و تسريع در امر ارتباطات و اطلاع رسانى و خدمات رسانى بهينه دارند.

سازمان هاى الكترونيكى (e_organizations)

سازمان های الکترونیکی سازمان هایی هستند که مأموریت کلی آنها، نيل به هدف، در راستاى عملكردهاى الكترونيكى منسجم، هماهنگ و نيمه متمركز است. يك كاربرد فزاينده از كسب و كار الكترونيكى كه توجه رسانه ها را خيلى جلب نكرده است، استفاده از اينترنت صرفاً براى اداره يك سازمان در حال فعاليت است. در واقع ميليون ها سازمان وجود دارند كهه كالايى را تحت اينترنت نمى فروشند اما كاربردهاى كسب و كار الكترونيكى را براى بهبود ارتباطات با سهامداران داخلى و خارجى و انجام بهتر فعاليت هاى كسب و كار سنتى استفاده مى كنند.

قوانین جديد كسب و كار الكترونيكى

بهتر است قبل از اينكه بتوانيم درباره ويژگی های سازمان های الكترونيكی و اينكه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانى تاثير مى گذارند حرفى بزنيم، مطالبى كه درباره سازمان هاى الكترونيكى منحصر به فرد است را بيان كنيم. اين مطالب در شش قانون جديد كسب و كار الكترونيكى خلاصه مى شوند:

• هيچ قانونى وجود ندارد كه توسط همه پذيرفته شده باشد.

• مزيت به پيشتازان مى رسد. به مصداق دنياى واقعى، پرنده اى كه اول به طعمه برسد آن را مى گيرد.

• موفقيت به سرعت از دست مى رود. هرچقدر سرعت داشته باشيد باز به اندازه كافى سريع نيستيد. قبلاً «بزرگ، كوچك را مى بلعيد» اما امروز «سريع، كند را مى بلعد».

• قيمت ها تحت فشار دائمى قرار دارند. هزينه پايين تر ساختار سازمان هاى مبتنى بر اينترنت به آنها اجازه مى دهد تا محصولاتشان را نسبت به سازمان هاى سنتى پايين تر قيمت گذارى كنند. و اينترنت مقايسه خريد فورى را (در سايت هاى مقايسه- خريد از قبيل « ebay.com ») فراهم مى كند.

• مكان مطرح نيست. در گذشته افرادى را كه سازمان ها استخدام مى كردند، توليدكنندگان و مشتريان عموماً توسط محيط جغرافيايى تعيين مى شدند. براى مثال، سازمان ها كاركنان خود را ترغيب مى كردند كه در نزديكى محل كار خود زندگى كنند. اكنون كارفرمايان در محل هاى دور به بهترين و باهوش ترين افراد دسترسى دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترك محل سكونتشان براى تعقيب فرصت هاى شغلى به مكان هاى خيلى دور نيستند.

• اطلاعات منسجم همه چيز است. اينترنت و اينترانت ها روشى را كه اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پيدا مى كرده اند تغيير داده اند. سيستم هاى اطلاعات باز و منسجم، سلسله مراتب هاى سازمانى سنتى را دور مى زنند و براى كارمندان و مديران كار پيگيرى پروژه ها را تسهيل، تصميم گيرى درونى را همگانى و سازمان ها را به توليدكنندگان، شريكان و مشتريان متصل مى كنند.

انزواى اجتماعى در فضای مجازی

علاوه بر اين شش تفاوت، بايستى آنچه را كه تناقض سازمان الكترونيكى نام دارد مطرح كرد. ويژگی های سازمان های الكترونيكی همچنين به خاطر اينكه دو فرايند متناقض با هم را در يك زمان به انجام مى رسانند، منحصر به فرد محسوب مى شوند. آنها انزواى كارمندان را افزايش مى دهند در عين اينكه اجتماع آنها را هم فراهم مى كنند.

اينترنت انزواى اجتماعى را به وجود مى آورد، و اين اثرات زيادى بر رفتار كار دارد. اما تعدادى از متخصصان در طراحى اطلاعات و كار استدلال كرده اند كه اينترنت همچنين گروه هاى افراد هم فكر و هم سليقه را ايجاد مى كند. اينترنت شبكه هاى اجتماعى را با شكستن موانع سازمانى و جغرافيايى ساخت دهى مجدد مى كند. اينترنت به كارمندان اجازه مى دهد تا به سهولت با ديگران در سازمانشان و خارج از آن همكارى كنند.

براى مثال، تصميمات اخير توسط شركت هاى «فورد موتوركو» و «دلتاايرلاين» اين بوده است كه به كاركنانشان كامپيوترهايى ارائه كنند كه بتوانند با يك حق عضويت به اينترنت دسترسى پيدا كرده به طورى كه توانايى شان را براى ارتباط با همديگر افزايش داده و احساس همكارى را بين آنان تسهيل كند و مديريت نيز بتواند به آسانى با آنان ارتباط برقرار سازد. البته اين امر همچنين باعث مى شود كه كاركنان آسانتر شكايات را با هم در ميان گذاشته به گونه اى كه بتوانند به طور گروهى در مقابل مديريت متحد شوند.

اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارکنان

اثرات ويژگی های سازمان های الكترونيكی بر كارمندان به چه صورتى است؟ سازمان هاى الكترونيكى بر كارمندان خود تاثيرات فراوان مثبت و منفى بسيارى مى گذارند. يكى از مهم ترين تاثيرات منفى و نقاط ضعف سازمان هاى الكترونيكى، نبود ارتباط فيزيكى و عاطفى و روانى كارمندان با روساى واحدها و حس نكردن سايه يك big brother به قول آمريكايى ها، بر سر كارشان است. البته تجارب برخى از سازمان هاى موفق در امور الكترونيكى را نبايد فراموش كرد.

شركت گوگل با ايجاد اتاق هاى گفت و گو و كافى شاپ هاى مجلل مزين به مبل هاى توپى شكل، ساعت هاى كارى آزاد كاركنان خود را در اين اماكن شكل مى دهد و بستر را براى ارتباط فيزيكى كاركنان با يكديگر فراهم مى كند. در شركتى كه صدها نفر فقط در ساختمان مركزى آن مشغول به كار هستند و ويژگی های سازمان های الكترونيكی تمام عيارى شكلل گرفته است، ايجاد و مديريت تعامل فيزيكى كاركنان در محيط هاى فارغ از فرمت هاى ديجيتالى اصل بسيار مهم تلقى مى شود.

حال اينجا اين پرسش پيش مى آيد كه آيا رهبرى در يك ويژگی های سازمان های الكترونيكی متفاوت از يك سازمان سنتى است؟ مديران ويژگی های سازمان های الكترونيكی كه در هر دو اين سازمان ها كار كرده اند، اين تفاوت را تائيد مى كنند. قطعاً در ويژگی های سازمان های الكترونيكی، رفتار سازمان مديران و اصول مديريتى با دگرديسى خاصى همراه مى شود. مديران در امر مديريت ويژگی های سازمان های الكترونيكی، قائل به چهار تفاوت مى شوند که عبارتند از: وجود چشم اندازى از آينده، انعطاف پذيرى، توانايى براى تامين انتظارات بالا و ساختار الکترونیکی.

• تمركز بر آينده نگرى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

بنيانگذار شركت «پرايس لاين دات كام» مى گويد مسائل امروزى را فراموش كنيد. شما به مرحله اى رسيده ايد كه بايستى دائماً بر ايجاد مسائل آينده متمركز شويد. اين مستلزم رهبرى مبتنى بر چشم انداز و يك درك عميق است از اينكه چطور فناورى، در حال تغيير شغل رهبر است. بهترين رهبران يك نقشه ذهنى از صنعت، فرصت ها و ضعف ها ترسيم مى كنند و آنها اين نقشه ذهنى را دائماً بررسى مى كنند.

رهبرى مبتنى بر چشم انداز بى ترديد در هر سازمانى مهم است. اما در يك محيط پرجنب و جوش افراد نياز بيشترى به چنين رهبرانى دارند. قوانين و سياست ها و رويه هايى كه سازمان هاى سنتى تر را ترسيم مى كنند جهت را به كارمندان نشان داده و عدم اطمينان را براى آنها كاهش مى دهند، اينچنين دستورالعمل هاى رسمى شده اى معمولاً در ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى وجود ندارند. بنابراين وظيفه مديران الكترونيكى اين خواهد بود كه از طريق چشم اندازشان، جهت حركت را ارائه دهند.

• حفظ انعطاف پذيرى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

رهبران الكترونيكى نياز به انعطاف پذيرى بالايى دارند. آنها مجبورند تا با فراز و نشيب ها سازگارى داشته و زمانى كه متوجه مى شوند كه كار به درستى انجام نمى شود، سازمانشان را تغيير جهت بدهند. آنها مجبور هستند تا تجربه اندوزى را تشويق كنند.

• چيره شدن بر انتظارات بالا در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

سرانجام رهبران الكترونيكى در يك دنيايى با انتظارات بالا زندگى مى كنند. سرمايه گذاران خصوصاً در شركت هاى «دات كام» انتظار رشد سريع سرمايه شان را دارند و زمانى كه يك كسب و كار الكترونيكى عمومى مى شود به طور شگفت انگيزى انتظارات بالاى بازار، به رهبران براى انجام تعهدات فشار زيادى وارد مى آورند. بازار براساس انتظارات و نه واقعيات شكل مى گيرد.

• ساختار الكترونيكى در ويژگی های سازمان های الكترونيكی

تئورى اقتضايى (Contingency Theory) فيدلر را فراموش كنيد. ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى منحصراً به ساختارهاى ارگانيك متكى هستند. آنها نياز شديد به ارتباطات عمودى، افقى، مورب، تيم هاى فراسلسله مراتبى و وظيفه اى و رسميت پايين براى كسب انعطاف پذيرى و آزادى عمل دارند. سازمان هاى الكترونيكى مبتنى بر ساختارهاى تيمى هستند كه حول پروژه ها طراحى مى گردند. اين سازمان ها نياز به كارمندانى دارند، كه تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد كرده و مهارت هاى تيمى قوى را دارا باشند. در حقيقت يك نوع مديريت مارتيسى (Matrix Management) در اين سازمان ها كه ساختار الكترونيكى دارند حاكم است.

در ویژگی های سازمان هاى الكترونيكى كارمنديابى بسيار مهم است. كارمندانى كه توانايى كار فكرى پرمشقت و تحت فضاى ديجيتالى را ندارند و شديداً عاطفى هستند، مناسب اين كار نيستند.اكثر شركت هاى كسب و كار الكترونيكى يك روش تهاجمى را براى استخدام افراد به كار مى گيرند. آنها مديران ارشد را بيش از شركت هاى سنتى درگير اين مسئله مىى كنند و به طور فعال ترى متقاضيان باصلاحيت را جست وجو مى كنند. جامعه پذير كردن كارمندان با مبانى كسب و كار الكترونيك از اهميت بسزايى برخوردار است.

اين شكل حتى براى افرادى كه در سطح مديريتى نيز به كار گرفته مى شوند نيز وجود دارد. اگرچه اين افراد از تجربه كارى بالا برخوردارند، و چون از محيط هاى كارى سنتى آمده اند، بنابراين مدتى طول مى كشد تا با حال و هواى سازمان هاى الكترونيكى سازگار شوند. استفاده از تجارب سازمان هاى الكترونيكى موفق غربى، كشور را در مسير الكترونيكى شدنن سازمان ها و نيل به دولت الكترونيك پاسخگو بهتر هدايت مى كند كه بايد به آن توجه كافى مبذول داشت. ايجاد مركز مديريت سايت هاى دولتى ايران در وب، نخستين گام در شكلل گيرى سازمان هاى الكترونيكى در ايران به شمار مى رود.